Mail merge merupakan salah satu fasilitas yang ada pada microsoft word yang sangat berguna bagi kita ketika membuat sebuah data yang memiliki format yang sama tapi memiliki beberapa data yang berbeda dan banyak. contoh sederhana ketika kita membuat sebuah undangan. Undang mempunyai format yang sama, misalnya pada bagian hari, tanggal, dan acara. sedangkan data yang berbeda misalnya nama yang diundang, dan juga alamat.Pada fitur microsoft word ini, dikenal istilah database. Database bisa dikatakan sebagai suatu kumpulan dari data yang tersimpan dan diatur atau diorganisasikan sehingga data tersebut bisa diambil atau dicari dengan mudah dan efisien. Ada tiga sampai empat tahapan yang harus dilakukan pada saat bekerja menggunakan fasilitas Mail Merge, yaitu pertama, tahapan membuat dokumen dalam bentuk kata isian. Kedua, tahapan membuat tabel database. Ketiga, tahapan mengisi database. Keempat, tahapan menggabungkan file. Database (Bahasa Inggris), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.
Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kwitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis (cara zaman dulu).
Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.
Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut
Selain sebagai pengolah data, database juga digunakan untuk menciptakan integrasi antar komputer bahkan antar devisi, untuk mempermudah sharing data antar pengguna yang memiliki otoritas, dan mempermudah memodifikasi informasi yang ada, serta mengurangi adanya data ganda.
Contoh-contoh dari aplikasi database engine misalnya seperti: SQL Server, dibuat oleh Microsoft, MS Access, dibuat oleh Microsoft, Oracle Database, dibuat oleh Oracle, MySQL, dibuat oleh MySQL AB. Firebird, dibuat oleh komunitas open source berdasarkan dari kode Interbase. PostgreSQL, dibuat oleh komunitas open source, DB2, dibuat oleh IBM. Dan masih banyak lagi sederet nama database engine yang ada di dunia ini. Anda bisa mencarinya dengan keyword ‘database engine’ atau ‘database server’.
Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Semoga Bermanfaat...
Barakallah...
-ganteng-
